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监理会议纪要所涉及到的几个法律问题探讨

    时间:2020-06-22 16:01

项目管理三公司   樊  江


 

摘  要:针对日常工作中的监理资料,本文重点以监理会议纪要为例,根据现有法律证据条款,通过对监理会议纪要作为证据材料所涉及的3个常见法律问题进行分析,对监理方在运用法律武器维护自身权益方面具有积极意义。

关键词:监理 会议纪要 诉讼证据

在日常监理工作中,监理方经常会接触到通知单、联系单、会议纪要、总监日记等监理资料。在出现合同纠纷时,以上日常工作中看似“平常”的监理资料都可能成为纠纷中制胜的法宝。

监理会议纪要,顾名思义指工程参建各方开会后,由监理方根据会议内容整理形成的书面资料。民事诉讼法中规定,证据分为书证、物证、电子证据、当事人陈述、视听资料、证人证言、鉴定意见和勘验笔录8种证据。会议纪要自身具有多种存在形式,不同的存在形式可归类于以上不同的证据种类。监理会议纪要如果以书面材料的形式存在,则属于书证;如果以手机录音的格式存在,则属于电子证据;如果以总监日记的形式记录存在,则属于当事人陈述。不同的证据,证明力不一样,但前提是应当具备证据能力。我国现行法中明确规定了非法证据排除规则。如果证据被认定为非法证据,则不具备证据能力。因此,在日常工作中,首先要让现有资料具备证据能力。

在民事诉讼中,未经法庭查证前的资料都称为证据材料。只有经过法定的质证程序才能将证据材料转换为法庭定案的依据,这个定案的依据也就是平时所说的“诉讼证据”。关于诉讼证据,在《民事诉讼法》中第六章有专门的证据章节,最高人民法院也专门出台了《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》,认真学习以上相关规定,能为监理人员规范日常工作中诉讼证据提供规范依据。本文依据以上法律规定并结合监理工作实际,从证据的证明标准、证明力、证明能力、证明责任等角度做一些探讨,以期规范监理会议纪要的法律证据问题。

一、监理例会中使用手机或者录音笔“偷录”会议内容是否合法?

有些人认为,未经对方许可和同意,擅自使用手机对会议内容进行录音,属于“偷录”,这种行为违背公序良俗和社会习惯。

参建各方的会议发言形成的资料,应该属于在一定范围内公开的工程资料,这些资料当然不属于个人隐私。民事诉讼法中,通常认为证据需要具备三种特性,分别是关联性、客观性、合法性。其中,证据的合法性,指的是证据要符合法定要求并按照法定程序搜集。这里的合法,要求主体合法、形式合法、方法合法。平时会议录音,主体和形式是合法的,但录音方法是合法?民事诉讼法解释第106条规定:“对以严重侵害他人合法权益、违反法律禁止性规定或者严重违背公序良俗的方法形成或者获取的证据,不得作为认定案件事实的根据。”立法者采用了“严重”这一词语,包含着运用证据证明待证事实所保护的当事人民事权益与收集该证据所侵犯的他人合法权益的利益权衡。在公开场合比如会议室而不是个人居所等隐私空间所收集的会议录音,显然不属于“严重”侵犯他人合法权益的行为。因此,在会议中使用手机或者录音笔采取“偷录”的形式进行录音是完全合法的。

二、 没经过各方签字的会议纪要是否有效?

监理在作监理例会纪要中,要如实反映会议内容,会议纪要中尽量不要使用概括、总结性的内容,尤其是不要添加自己的看法和评论。在刑事诉讼的证据规则中,有一条规则叫意见证据规则,指的是“证人的猜测性、评论性、推断性的证言,不得作为证据使用,但根据一般生活经验判断符合事实的除外。”这条规则指的是证人在作证时,不得发表意见,不得以其感知、观察到的推断或者意见作为证言。考虑到民事证据和刑事证据的不同证明标准,民事证据虽然没有明确规定不得有评论、推断性的语言,但在作会议纪要时,要尽量做到真实还原会议内容,以免引起歧义。容易产生歧义的会议纪要内容,当然不会得到建设单位的认可和签字。

会议记录是真实、准确的,甚至内容都是参见各方的原话,这时其他参建各方也可能因为害怕承担责任而拒绝签字。此时,我们应通过总监日记如实记录拒签过程、通过会议录音完整还原会议内容。通过以上其他形式的“补强”能起到提高证明力的作用。这也是刑事诉讼法中所称的证据补强规则,即通过其他不同的独立证据来源证明同一待证事实。因此,建设方拒签的会议纪要,如果能提供其他证据来补强拒签会议纪要的证明力,则拒签的会议纪要不一定当然无效。

三、 建设单位保存会议纪要原件,监理单位保存复印件,但建设单位拒绝提供原件怎么办?

实际工作中,有的建设单位为了图省事要求只在一份会议纪要中签字,其他的会议纪要都是复印件。双方出现合同纠纷时,有时建设单位甚至采取强制措施扣留所有监理资料。监理单位保存的往往是复印件,而复印件作为诉讼证据将被视为不具有证据能力。会议纪要的复印件,连证据能力都不具备,更谈不上证明力的大小。

遇到建设单位单方面保存会议原件,或者建设单位扣留监理资料时,监理单位应该保留好音视频证据,并在总监日记上如实记录。在出现无法提供会议纪要原件时,可以通过总监日记、会议录音等资料来证明原件在建设单位处保存。只要能证明原件被建设单位保存,建设单位将因拒绝提供原件而承担不利的诉讼后果。民事诉讼法解释第一百一十二条:“书证在对方当事人控制之下的,承担举证证明责任的当事人可以在举证期限届满前书面申请人民法院责令对方当事人提交。申请理由成立的,人民法院应当责令对方当事人提交,因提交书证所产生的费用,由申请人负担。对方当事人无正当理由拒不提交的,人民法院可以认定申请人所主张的书证内容为真实。”

会议纪要是监理方在面对合同纠纷时有力的制胜法宝。在日常工作中应该合理、合法的将会议资料转化成具有证明能力、符合证明标准的证据资料。

 

                                      (本文刊登于《中国建设监理与咨询》2019年第6期)



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